La publication d’un magazine comme le gratuit publicitaire TV Avantages est loin d’être une mince affaire ! 18 éditions d’environ 50 pages sont publiées tous les quinze jours. De la prise de commande chez l’annonceur à la composition des annonces et des pages, en passant par la facturation, c’est une machine de guerre développée dans un environnement hybride Mac OS / FileMaker / web qui pilote la gestion des publications. Une refonte de l’organisation logicielle et du développement que l’entreprise confie aux équipes de E SYSTEMES et Capside à l’occasion du passage à la version 15 de FileMaker.
• TV Avantages est un support publicitaire diffusé à 1 672 000 exemplaires toutes les 2 semaines dans la région des Hauts de France.
• Distribué gratuitement en boites aux lettres, le magazine publie autour des annonces un contenu éditorial riche de 15 jours de programme TV, mais aussi des actus, une horoscope, des jeux, des recettes de cuisine et des conseils jardin…
• Les 18 éditions locales du support sont constituées en moyenne d’une cinquantaine de pages dont la réalisation est pilotée par l’équipe PAO à Lens et son application FileMaker Pro.
Un process huilé : de la commande à la distribution du magazine
Tout commence par la création des commandes, quand l’attaché commercial remet l’ordre d’achat d’espace pour une prochaine parution. Les données de la publicité sont saisies dans l’interface des commandes de l’application FileMaker : le client, les caractéristiques de l’annonce, comme sa surface, son emplacement et sa pagination, et le tarif négocié. Ces informations seront déterminantes, à la fois pour permettre la composition du chemin de fer de l’édition dans l’application, les opérations de PAO et la “fabrication” du magazine, mais aussi pour la facturation client.
FileMaker Pro + Server Web + Apple Script : de la gestion commerciale à l’automatisation des publications.
La saisie des informations de la commande d’achat d’espace dans le magazine a lieu dans ce qui ressemble de prime abord à une gestion commerciale classique. Les seules compétences en développement dans l’environnement FileMaker permettent effectivement la mise en oeuvre dans l’outil de l’enregistrement des commandes, puis au final de gérer la facturation client.
En ajoutant dans le mix technologique de la solution un serveur web et l’accès à un ensemble de scripts Apple Script, nos équipes ont développé un ensemble applicatif complet qui permet également la gestion des éditions elles mêmes et la création directe des fichiers qui serviront à l’impression du magazine.
Une interface web pour recueillir les sources de la composition de l’annonce publicitaire
Dès la création de la commande d’achat d’espace, l’application FileMaker transmet au serveur web les informations pour la création d’une interface dédiée à la transmission des sources de la future publicité : Logo, visuel, éléments de texte… Dans l’interface web développée dans ce but, le commercial dépose ces éléments de composition que le service PAO récupère pour créer l’annonce graphique, au format spécifié pour la parution prévue. Un véritable espace d’échange centralisé pour la création des pub !
Le Web Viewer de FileMaker à l’oeuvre pour afficher le chemin de fer graphique du magazine !
L’annonce validée est stockée dans les dossiers de l’application et le fichier d’impression HD est indexé avec les autres fichiers de la parution en cours de montage dans l’application FileMaker. Les images JPG des annonces stockées dans des containers multimédias de FileMaker sont mises en forme dans un WebViewer, via des gabarits HTML reproduisant la grille de mise en page du magazine, pour créer à la volée une visualisation graphique du chemin de fer du magazine ! Chaque page se succède, présentant pour chacune sont lot d’annonce, au bon format… 1/4 de page, 1/2 page, pleine page… Tous les acteurs peuvent voir en temps réel l’avancée du remplissage de la parution en cours. Magie !
La puissance d’Apple Script pour piloter la création des fichiers d’impression de la parution…
Au moment du bouclage de la parution la pression est à son comble, et l’imprimeur n’attend pas ! L’impression de plus de 1 600 000 exemplaires ne s’improvise pas…
L’édition est prête, conforme aux commandes des annonceurs. Tous les éléments de la parution en cours sont présents dans les informations de l’application. C’est le moment de déclencher la création des fichiers d’impression. C’est un ensemble de scripts Apple Script qui prend en charge la tâche : création du dossier de l’édition, rassemblement des sources, création automatisée des fichiers inDesign qui seront automatiquement composés et enregistrés en suivant les informations de placement des pubs et du contenu pour l’édition à préparer. Le pilotage Apple Script des applications d’édition externe va jusqu’à produire la génération des fichiers PDF haute définition qui seront directement utilisés pour l’impression du magazine.
